Orderverwerking en orderbeheer voor al je verkoopkanalen

Waarom een ander orderbeheer systeem?

Waarom zou je overstappen naar een ander systeem voor je orderverwerking? Meestal om één van twee redenen. Er gaat nu iets mis, of je hebt nog helemaal niets en verwerkt alles met de hand, met een tabblad per marktplaats open.

Het grootste probleem dat we horen: je verkoopt iets op Bol.com, maar even later blijkt je voorraad ergens anders niet meer te kloppen. Of andersom, je verkoopt iets in je webshop en op Bol.com staat het nog gewoon te koop. Dat kost je een strike, een boze klant of allebei.

Daar zijn we goed in, en dat is waarom ook jij Floynk moet gaan gebruiken.

Al je bestellingen op één plek

Bestellingen komen bij bijna iedereen uit meerdere hoeken binnen. We halen ze op van Bol.com, Kaufland, de Mirakl-marktplaatsen Blokker, Praxis, Brico en Leen Bakker, Etsy en je eigen webshop in WooCommerce, Shopify of Magento. Ze komen allemaal in hetzelfde overzicht, waar je filtert op status, kanaal, winst en backorders, en zoekt op bestelnummer.

Bij Bol.com, Kaufland en Etsy komt een bestelling vrijwel meteen bij ons binnen. Kanalen die we periodiek ophalen, halen we elke paar minuten op. Nog altijd sneller dan jij het met de hand bijhoudt.

Zodra de bestelling binnen is, boeken we je voorraad af en zetten we het nieuwe aantal door naar je andere kanalen. Wil je dat, dan sturen we een marktplaatsbestelling ook door naar je WooCommerce of Magento, zodat al je bestellingen ook in je webshop staan. Naar Shopify sturen we geen marktplaatsbestellingen. Die verwerk en verzend je in Floynk, en in je Shopify zetten we de nieuwe voorraad. Hoe dat met je voorraad werkt, lees je op de pagina over voorraadbeheer.

Wat zie je per bestelling?

Open je een bestelling, dan zie je:

• Kanaal: waar de bestelling vandaan kwam;
• Status: open, klaar om te verzenden, deels verzonden, verzonden of geannuleerd;
• Financieel: orderwaarde, btw, brutowinst en nettowinst;
• Bestelnummers: van de klant, het kanaal en Floynk;
• Acties: adres aanpassen, de bestelling verwerken of annuleren, een factuur of pakbon maken en downloaden, en een verzendlabel kopen.

Orderpicken met pickrondes

Verstuur je zelf, dan begint je dag met orderpicken. Met een stapel losse pakbonnen loop je dan voor elke bestelling opnieuw het magazijn door. Dat kan slimmer, en daarvoor hebben we pickrondes.

1. Je kiest welke bestellingen je gaat picken, op kanaal, status, magazijn, locatie of productcategorie. Alleen bestellingen die open of deels verzonden zijn, kunnen in een pickronde.
2. We maken er een pickronde van, met een eigen nummer. Een bestelling kan maar in één open pickronde zitten, dus twee collega's picken nooit dezelfde bestelling.
3. Je krijgt één picklijst als PDF. Die deel je in zoals jij wilt werken: op locatie, magazijn, product, bestelling, status, kanaal, klant of categorie. Kies je locatie, dan loop je je stellingen één keer af in plaats van per bestelling. Welke kolommen erop staan, zoals SKU, EAN, locatie en aantal, stel je zelf in.
4. Gaat een bestelling in meerdere dozen, dan verdeel je de producten over pakketten, en dat staat op je picklijst.

Bestellingen die de marktplaats zelf verstuurt, zoals bij Logistiek via bol, laten we buiten je pickronde. Eerlijk is eerlijk, labels kopen en bestellingen als verzonden markeren doe je nu nog per bestelling, niet vanuit de pickronde zelf. Een scanner die elk gepickt product bevestigt hebben we ook niet. Voor een webshop met een eigen magazijn of een paar stellingen in de schuur werkt dit prima, en de locaties waar je producten liggen stel je in bij je voorraadbeheer.

Pakbonnen, verzendlabels en track & trace

Bij elke bestelling maak je een pakbon als PDF.

Voor verzendlabels werken we met QLS. Koppel je je QLS-account, dan maak je vanuit de bestelling een label bij vervoerders als PostNL, DHL, DPD, UPS en GLS, via je contracten bij QLS. Je kiest de verzendmethode, maakt het label en downloadt het, zodat je het meteen kunt printen. Per verkoopkanaal bepaal je welke partij je labels maakt, en met verzendregels kiezen we de verzendmethode op basis van wat je klant koos en het gewicht van de bestelling. Heb je geen regel die past, dan gebruiken we de standaard verzendmethode die je bij QLS instelt.

Werk je met MyParcel, dan halen we een label op dat je daar al gemaakt hebt en print je het vanuit Floynk, op A4 of op A6 voor je labelprinter. Bestellingen die de marktplaats zelf verstuurt, krijgen geen label van ons.

Is de bestelling verzonden, dan zetten we de track & trace code terug bij Bol.com, Kaufland, de Mirakl-marktplaatsen en Etsy. Je webshop krijgt de status verzonden of afgerond. Labels maak je nu wel per bestelling en nog niet automatisch of vanuit je pickronde, en een koppeling met Sendcloud, een directe koppeling met een vervoerder of labels via verzenden via bol hebben we niet.

Annuleringen en retouren

Vraagt een klant op Bol.com om een annulering, dan verwerken we die en komt de voorraad weer vrij. Bij Kaufland werkt annuleren beide kanten op, en annuleer je zelf een bestelling in Floynk, dan zetten we de voorraad ook terug.

Afgehandelde retouren van Bol.com halen we op. Per afhandeling stel je in wat we doen: de bestelling annuleren, de voorraad terugzetten, of allebei. Voor retouren van andere kanalen doe je dat nu nog zelf.

Facturen en je boekhouding

Facturen maak je met de hand of automatisch zodra een bestelling een bepaalde status krijgt, als PDF met doorlopende nummers per project. Vraagt een klant op Bol.com om een factuur, dan halen we die aanvraag op en zetten we de factuur automatisch bij Bol.com. Daarover lees je meer in onze uitleg over een Bol.com factuur maken en versturen.

Koppel je Moneybird, e-Boekhouden of Exact Online, dan maken we de facturen van je bestellingen ook in je boekhouding, met de betalingen erbij als je dat wilt. Per kanaal zet je dat aan of uit. Hoe dat werkt lees je op de pagina boekhouding koppelen.

Zakelijke bestellingen

Verkoop je ook aan vaste zakelijke klanten? Dan maak je in Floynk zelf een B2B-bestelling aan, met de klant en een korting erbij. Die bestelling boekt je voorraad af en gaat net zo door je orderverwerking en je boekhouding als een bestelling van een marktplaats.

Meerdere magazijnen

Heb je meer dan één magazijn, of een fulfilmentpartij erbij? Dan nemen we de voorraad voor een bestelling uit het magazijn met de hoogste prioriteit dat genoeg op voorraad heeft. Eén bestelling splitsen over twee magazijnen doen we nu niet.

Zie wat je écht verdient

Een bestelling binnenhalen is leuk, maar wat houd je eraan over? Dat rekenen we voor je uit. Per bestelling zie je je inkoopprijs, verzendkosten, commissie en wat er onder de streep overblijft, bruto en netto.

In je analyses zie je datzelfde per product, per dag, per maand en per kanaal, met je omzet vergeleken met de periode ervoor en hoeveel commissie je aan elke marktplaats betaalt. Je ziet ook welke producten je met verlies verkoopt en welke niet verkopen, en dat exporteer je naar Excel. Op je dashboard kies je zelf welke blokken je wilt zien, zoals open bestellingen, verwerkingstijd, omzet en marge.

Elke stap gelogd

We loggen alles. Elke bestelling, elke voorraadmutatie en elke stap komt op de tijdlijn. Ging er ooit iets mis, of wil je gewoon weten waarom een voorraad veranderde? Dan zie je wat er wanneer gebeurde en waar het vandaan kwam, of het nu een bestelling, een annulering, een handmatige aanpassing of je webshop was.

Wanneer heb je dit nodig?

Verwerk je af en toe een bestelling, dan kan het met de hand nog prima. Maar zodra er meer binnenkomt dan je makkelijk overziet, of zodra bestellingen uit meerdere kanalen komen, wordt centraal orderbeheer belangrijk.

Twijfel je nog of je er al aan toe bent? Lees dan eerst wat orderbeheer software is en wanneer je het nodig hebt.

Orderbeheer hangt samen met de rest

Een bestelling staat nooit op zichzelf. Hij raakt je voorraad, je prestatiescore, je boekhouding en je marge. Daarom zit het in Floynk in hetzelfde platform.

Veelgestelde vragen over orderbeheer

Van welke kanalen haalt Floynk mijn bestellingen op?

Van Bol.com, Kaufland, de Mirakl-marktplaatsen Blokker, Praxis, Brico en Leen Bakker, Etsy, Shopify, WooCommerce en Magento. Alles komt in één overzicht.

Hoe snel komt een bestelling binnen?

Bij Bol.com, Kaufland en Etsy vrijwel meteen. Kanalen die we periodiek ophalen, halen we elke paar minuten op.

Kan ik met Floynk orderpicken?

Ja. Je maakt een pickronde van de bestellingen die je wilt verzenden, en je krijgt één picklijst als PDF, gesorteerd op locatie, product, bestelling of een van de andere indelingen. Een bestelling kan maar in één open pickronde zitten.

Kan ik verzendlabels maken in Floynk?

Ja, via QLS. Dan maak je vanuit de bestelling een label bij vervoerders als PostNL, DHL, DPD en UPS en print je het meteen. Werk je met MyParcel, dan halen we een label dat je daar al gemaakt hebt op en print je het op A4 of A6.

Houdt Floynk mijn winst per bestelling bij?

Ja. We rekenen inkoopprijs, verzendkosten en commissie mee, zodat je per bestelling ziet wat je echt overhoudt, bruto en netto.

Wie beheert de voorraad, Floynk of mijn eigen systeem?

Dat bepaal je zelf. Wij kunnen je voorraad beheren, of je laat WooCommerce of Magento de voorraad bepalen en wij zetten de aantallen door naar je marktplaatsen. Met Shopify naast een marktplaats beheren wij je voorraad altijd, omdat we je marktplaatsbestellingen niet in je Shopify zetten. Bekijk ook het voorraadbeheer.