Bol.com factuur maken en versturen als verkoper

Kort antwoord: Als koper vraag je een Bol.com factuur op via 'Mijn Bol' — bij producten van Bol.com zelf staat hij er direct, bij externe verkopers moet je hem aanvragen. Als verkoper ben je wettelijk verplicht een correcte btw-factuur te sturen wanneer de koper ondernemer is, en heb je daarvoor 24 uur.

Bol.com facturen roepen twee heel verschillende vragen op: kopers willen weten hoe ze een factuur terugvinden, verkopers willen weten wanneer ze er een moeten sturen en wat erin moet staan. In dit artikel behandelen we beide kanten.

Hoe vraag je als koper een Bol.com factuur op?

Of je een factuur kunt downloaden — en wie hem verstuurt — hangt af van wie het product heeft verkocht.

Producten verkocht door Bol.com zelf

Bij producten die Bol.com zelf op voorraad heeft en verstuurt, staat de factuur automatisch klaar in je account. Ga naar 'Mijn Bol' → 'Facturen & betalingen'. De factuur bevat al het btw-nummer van Bol.com en is direct te downloaden als pdf.

Producten verkocht door een externe verkoper

Bol.com is een open marktplaats. Veel producten worden verkocht door externe partijen — kleine webwinkels en grote verkopers die via Bol.com hun assortiment aanbieden. In dat geval verschijnt er een knop 'Aanvragen bij partner'. Na je aanvraag heeft de verkoper 24 uur om de factuur te uploaden. Je ontvangt een melding zodra dat is gebeurd.

Een factuur ontvangen van een externe verkoper op Bol.com is alleen mogelijk als je in je account een bedrijfsnaam hebt ingevuld. Zonder bedrijfsnaam is de verkoper wettelijk niet verplicht een btw-factuur op te stellen.

Wanneer ben je als Bol.com verkoper verplicht een btw-factuur te sturen?

De verplichting volgt uit de Nederlandse btw-wetgeving. Je bent als ondernemer verplicht een btw-factuur te sturen wanneer de koper een ondernemer of rechtspersoon is — ongeacht of het om een eenmanszaak, bv of stichting gaat.

Op Bol.com verloopt dit via een factuuraanvraag. Een zakelijke koper klikt op 'Aanvragen bij partner' en jij ontvangt de aanvraag in het partnerplatform, voorgevuld met de gegevens van de koper. Je hebt daarna 24 uur om de factuur te uploaden.

Verkoop je aan kopers in andere EU-landen? Dan kunnen aanvullende factuurregels gelden, afhankelijk van of je de OSS-regeling (het éénloketsysteem) gebruikt. Overleg de juiste inrichting met je boekhouder.

Één ding dat verkopers soms verrast: Bol.com genereert geen btw-facturen voor jou. De maandelijkse verkoopfactuur die Bol.com verstuurt is een overzicht van jouw omzet en Bol.coms commissies — dat is een factuur van Bol.com aan jou als verkoper, niet een factuur aan de eindkoper. De verantwoordelijkheid voor de btw-factuur aan de koper ligt volledig bij jou.

Wat moet er wettelijk op een Bol.com btw-factuur staan?

De vereisten volgen uit artikel 35a van de Wet op de Omzetbelasting 1968. Dit zijn de verplichte elementen voor een volledige btw-factuur:

Naast deze wettelijke vereisten stelt Bol.com zelf nog één extra eis: het Bol.com-ordernummer moet op de factuur staan. Zonder dat nummer kan Bol.com de factuur niet koppelen aan de bestelling in hun systeem.

Facturen van €100 of minder inclusief btw mogen vereenvoudigd worden opgemaakt — dan zijn minder velden verplicht. Controleer de Belastingdienst-website voor de actuele voorwaarden hiervan.

Hoe werken Bol.com facturen voor verkopers in de praktijk?

Als de koper een factuur aanvraagt, staat dat verzoek in je partnerplatform onder 'Bestellingen'. Je kunt de factuur handmatig opmaken en als pdf uploaden. Bol.com stelt ook de naw-gegevens van de koper beschikbaar zodat je niet alles hoeft over te typen.

Heb je veel bestellingen van zakelijke kopers, dan stapelt het handmatige werk zich snel op. Elke aanvraag heeft een deadline van 24 uur — mis je die, dan raakt je klantenservice-score op Bol.com er mogelijk door.

Er zijn twee manieren om dit te automatiseren:

1. Via de Bol.com Retailer API. Je kunt facturen proactief uploaden voor elke order, nog vóórdat een koper ze aanvraagt. Zakelijke kopers zien de factuur dan direct klaarstaan. Je voorkomt zo aanvragen en deadlines.
2. Via externe facturatiesoftware. Tools die met de Retailer API koppelen, genereren automatisch een btw-conforme factuur zodra een order binnenkomt — met de juiste nummering, btw-tarieven en het Bol.com-ordernummer.

Als je ook ordermanagement automatiseert, is factuurverwerking daar een logisch onderdeel van: orders, statussen en documentatie in één overzicht, zonder tussen dashboards te schakelen.

Hoe verschilt Bol.com facturatie van je webshop?

Als je via een eigen webshop verkoopt naast Bol.com, heb je met twee aparte facturatiestromen te maken:

• Webshop: je verstuurt facturen direct aan de koper via je eigen e-mailstroom, gekoppeld aan je boekhoudsoftware.
• Bol.com: facturen lopen via het Bol.com-platform. Je uploadt ze in het partnerplatform of via de API. Kopers downloaden ze uit hun Bol.com-account.

Beide stromen moeten wettelijk correcte btw-facturen opleveren met een oplopende factuurnummering. Het is verleidelijk om één nummering te gebruiken voor alle kanalen, maar let op: de nummering moet uniek zijn per administratie, niet per verkoopkanaal. Hoe je dat inricht, bespreek je het beste met je boekhouder.

Lees ook onze gids over verkopen op Bol.com en Bol.com commissie berekenen als je de basisinrichting nog wilt verbeteren.

Welke fouten maken Bol.com verkopers bij facturatie?

Te laat reageren op een aanvraag

Bol.com geeft je 24 uur. Reageer je niet op tijd, dan kan dat invloed hebben op je klantenservice-score. Als je handmatig facturen opmaakt, is het slim om factuuraanvragen te monitoren als onderdeel van je dagelijkse orderverwerking.

Het Bol.com-ordernummer vergeten

Een btw-factuur zonder het Bol.com-ordernummer is voor Bol.com onkoppelbaar aan de bestelling. De koper kan hem dan niet terugvinden in zijn account.

Geen btw-nummer op de factuur

Je eigen btw-nummer is verplicht op elke btw-factuur. Vergeet je dat, dan voldoet de factuur niet aan de wettelijke eisen en kan de koper de btw er niet op aftrekken.

Denken dat Bol.com het regelt

Bol.com stuurt geen btw-facturen namens externe verkopers. De veronderstelling dat dit automatisch gaat, is de meest gemaakte fout bij verkopers die net starten op Bol.com.

Facturen niet archiveren

Je bent als ondernemer verplicht facturen zeven jaar te bewaren. Zorg dat je een lokale kopie bewaart van elke factuur die je uploadt — je kunt niet altijd op het Bol.com-platform rekenen voor archivering.

Hoe automatiseer je Bol.com facturatie?

Bij een klein ordervolume is handmatig factureren nog te doen. Zodra je tientallen of honderden zakelijke bestellingen per maand verwerkt, kost het onnodig veel tijd.

Automatisering via de Bol.com Retailer API werkt als volgt: zodra een order binnenkomt, genereert de software een factuur met de juiste gegevens — jouw naam, adres en btw-nummer, de kopers-naw, het Bol.com-ordernummer, de juiste btw-tarieven en een oplopend factuurnummer uit jouw eigen reeks. Die factuur wordt direct geüpload naar Bol.com. De koper ziet hem klaarstaan zonder een aanvraag te hoeven doen.

Als je Bol.com integratie koppelt aan een platform dat ook ordermanagement biedt, kun je factuurverwerking meenemen in de bredere automatisering van je orderproces. Zo hoef je niet voor elke order apart actie te ondernemen.