Voorraadbeheer voor je webshop en marktplaatsen

Voorraadbeheer is bijhouden hoeveel je van elk product hebt, waar het ligt en waar het naartoe gaat. Zolang je alleen in je eigen webshop verkoopt, doet je webshop dat prima. Maar zodra hetzelfde product ook op Bol.com, Kaufland of Etsy staat, heb je ineens drie plekken die allemaal denken dat ze weten hoeveel je er nog hebt. En als er dan twee bestellingen tegelijk binnenkomen voor je laatste exemplaar, moet je er één annuleren.

Daarom bouwden we Floynk met voorraad als boekhouding. Elke plus en elke min wordt vastgelegd, niets wordt twee keer afgeboekt en je ziet altijd waar een verandering vandaan kwam.

Wie houdt je voorraad bij?

Dat is de eerste vraag die we je stellen als je begint, want het bepaalt hoe alles daarna werkt.

Floynk beheert je voorraad. Dan is ons getal de waarheid en vertrouwen we niets van buitenaf. Komt er een bestelling binnen op Bol.com, dan boeken we er meteen één af. Wordt die bestelling geannuleerd, dan komt hij er weer bij. Nieuwe voorraad boek je zelf, en die aantallen zetten we door naar je webshop en je marktplaatsen.

Je webshop beheert je voorraad. Hou je je voorraad al bij in WooCommerce, Shopify of Magento, of hangt daar je magazijnkoppeling aan? Dan luisteren wij naar je webshop. Gaat de voorraad daar van 5 naar 4, dan zetten we 4 door naar je marktplaatsen. Komt er een bestelling binnen op Bol.com, dan boeken we zelf niets af, maar sturen we de bestelling naar je webshop, die rekent de nieuwe voorraad uit en die nemen we weer over.

Welke je kiest, maakt voor het resultaat niet uit, want je voorraad klopt op elk kanaal. Het gaat erom welk systeem je al vertrouwt.

Meerdere magazijnen, elk met eigen locaties

Je kunt in Floynk meerdere magazijnen aanmaken, bijvoorbeeld je eigen opslag, een tweede locatie en een fulfilmentpartij. Elk magazijn krijgt een prioriteit. Komt er een bestelling binnen, dan nemen we de voorraad uit het magazijn met de hoogste prioriteit dat genoeg op voorraad heeft.

Binnen een magazijn werk je met locaties, dus de stellingen of vakken waar je spullen liggen. Die namen bepaal je zelf, zoals A-01-03 of "zolder links". Zo werkt het in de praktijk:

1. Er komt een doos binnen. Bij Voorraad boeken scan je de EAN's één voor één, of je vult de aantallen in.
2. Die voorraad staat dan eerst klaar om weggezet te worden.
3. Bij Voorraadlocatie instellen zet je de producten op hun vaste plek. Bestaat die locatie nog niet, dan maken we hem meteen aan.
4. Op je picklijst staat daarna per product de locatie, zodat je weet waar je moet lopen. Daarover meer op de pagina over orderverwerking en orderpicken.

Eerlijk is eerlijk, dit is locatiebeheer voor een webshop met een eigen magazijn, geen volledig magazijnbeheersysteem. Een telling of inventarisatie met scanner, inkooporders en het splitsen van één bestelling over twee magazijnen zitten er nu niet in. Werk je met een groot magazijn en een team orderpickers, dan heb je een WMS nodig en kan Floynk de koppeling naar je marktplaatsen doen. Een fulfilmentpartij als GoedGepickt koppel je voor producten en voorraad.

Je voorraad op al je kanalen

Verandert er iets aan je voorraad, dan zetten we het nieuwe aantal automatisch door naar Bol.com, Kaufland, Etsy en je webshop. Per kanaal zet je dat aan of uit. Bij de Mirakl-marktplaatsen doen we dat nog niet automatisch: daar gaat de voorraad alleen mee als je je aanbod zelf naar Mirakl verstuurt.

Hoe dat synchroniseren werkt tussen je webshop en Bol.com lees je op de pagina over voorraad synchronisatie. Werk je met WooCommerce of Magento, dan controleren we daarnaast elk uur of de aantallen nog gelijk lopen en trekken we verschillen recht.

Een paar dingen die we er vanzelf bij doen:

• Is je product weer op voorraad, dan zetten we de repricer voor dat product weer aan.
• Wil je dat, dan halen we je Bol.com aanbod weg zodra de voorraad op nul staat.
• Verkoop je via Logistiek via bol (LVB), dan halen we die voorraad op en zetten we hem apart. Die telt niet mee als je eigen voorraad en een bestelling boekt er nooit van af.

Bundels en sets

Verkoop je een set van drie producten die je ook los verkoopt? Dan maak je in Floynk een bundel met de onderdelen en het aantal per onderdeel. De voorraad van de bundel rekenen we uit op basis van de onderdelen, dus heb je nog 6 van product A en 2 van product B, en zit er van elk één in de set, dan kun je er 2 verkopen. Wordt de bundel besteld, dan boeken we de onderdelen af, en bij een annulering komen ze er weer bij.

Voorraad van je leverancier

Ben je dropshipper, of verkoop je ook producten die bij je leverancier liggen? Dan laat je ons de voorraadlijst van je leverancier ophalen, als CSV, Excel, XML of JSON, eenmalig of op een vast schema vanaf een link. Zo'n terugkerende leveranciersfeed krijgt een eigen verkoopbare locatie, zodat je eigen voorraad en die van je leverancier niet door elkaar lopen.

Elke mutatie gelogd

Elke verandering aan je voorraad leggen we vast, met het oude en nieuwe aantal, waar het vandaan kwam en wanneer. Was het een bestelling, een annulering, een import, een handmatige aanpassing of je webshop? Dat zie je in de audit log op de voorraadpagina en op de tijdlijn van het product. Klopt er ooit iets niet, dan zoek je niet in het wilde weg, want dan zie je welke stap het was.

Inzicht in je voorraad

Een getal per product is leuk, maar je wilt ook weten wat er stil ligt. In je analyses zie je je voorraadwaarde, je omloopsnelheid, hoe oud je voorraad is, een ABC-verdeling en welke producten bijna of helemaal op zijn. Je stelt zelf in vanaf welk aantal een product als lage voorraad telt. Die producten zie je op je dashboard. Een e-mail sturen we daar niet bij, dus je moet zelf even kijken. En wil je alles in een spreadsheet, dan download je je voorraadoverzicht als Excel-bestand.

Floynk of Excel voor je voorraadbeheer?

Heel veel webshops beginnen met voorraadbeheer in Excel, en daar is niks mis mee. Het is gratis, je snapt het meteen en met een paar formules kom je al een heel eind. Heb je één kanaal en een paar bestellingen per dag, blijf dan vooral bij Excel.

Het gaat mis zodra je op meer plekken verkoopt. Excel weet niet dat er net een bestelling op Bol.com binnenkwam, dus moet jij het bijwerken, en dan ook nog op elk kanaal. Doe je dat 's avonds, dan heb je de hele dag met verkeerde aantallen verkocht.

Je hoeft Excel trouwens niet weg te gooien. Je kunt je voorraad gewoon als Excel- of CSV-bestand importeren in Floynk, en weer als Excel downloaden. Veel verkopers houden hun inkoop in een spreadsheet en laten Floynk de rest doen.

Werk je met WooCommerce, Shopify of Magento?

Het voorraadbeheer van WooCommerce of Shopify werkt prima voor je webshop, maar het weet niets van je marktplaatsen. Dan heb je twee keuzes. Je laat je webshop leidend en wij zetten de aantallen door naar Bol.com, Kaufland en Etsy, of je laat Floynk leidend en dan zetten wij ook het aantal in je webshop. Bekijk de WooCommerce koppeling, de Shopify koppeling of de Magento koppeling voor de details per webshop.

Voorraad hangt samen met de rest

Voorraad staat nooit los van je bestellingen, je productdata en je prijzen. Daarom zit het in Floynk in hetzelfde platform.

Veelgestelde vragen over voorraadbeheer

Is Floynk een magazijnbeheersysteem?

Gedeeltelijk. Je maakt magazijnen aan met eigen locaties, je boekt binnenkomende voorraad met een EAN-scan en je zet die op een locatie. Een telling, inkooporders of een scanner die het picken bevestigt hebben we niet. Heb je een groot magazijn met meerdere medewerkers, dan heb je een echt WMS nodig.

Kan ik mijn voorraad in WooCommerce of Shopify laten beheren?

Ja. Dan is je webshop leidend en zetten wij de aantallen door naar je marktplaatsen. Een bestelling op Bol.com sturen we naar je webshop, die rekent de nieuwe voorraad uit en die nemen we weer over.

Kan ik mijn voorraad bijhouden in Excel en die in Floynk zetten?

Ja. Je importeert een Excel- of CSV-bestand, of je laat ons een bestand op een vaste plek ophalen op een schema. Je kunt je voorraad ook als Excel-bestand downloaden.

Werkt Floynk met bundels?

Ja. Je maakt een bundel van losse producten met een aantal per product. De voorraad van de bundel is het aantal complete bundels dat je kunt maken, en bij een bestelling boeken we de onderdelen af.

Krijg ik een melding als mijn voorraad laag is?

Je stelt een drempel in en producten onder die drempel zie je op je dashboard en in je analyses. Een e-mail sturen we daar niet bij.

Is Floynk geschikt voor dropshippers?

Ja. Je laat de voorraadlijst van je leverancier automatisch ophalen en die voorraad zetten we door naar je kanalen, los van eventuele eigen voorraad.