Wat is orderbeheer software en wanneer heb je het nodig?
Orderbeheer software verzamelt bestellingen uit al je verkoopkanalen op één plek en verwerkt ze automatisch. Wat doet het, wat levert het op en wanneer heb je het nodig?
Verkoop je op één kanaal en krijg je een paar bestellingen per week? Dan is een lijstje prima. Maar zodra je op Bol.com én je eigen webshop verkoopt, of je ordervolume groeit, ben je ineens dagelijks bezig met overtikken, voorraad bijwerken en statussen checken. Dan wordt het tijd voor orderbeheer software.
In dit artikel leggen we uit wat orderbeheer software is, wat het precies automatiseert en hoe je merkt dat je eraan toe bent.
Wat is orderbeheer software?
Orderbeheer software (ook wel orderverwerking software of ordermanagement software, het is allemaal hetzelfde) verzamelt bestellingen uit al je verkoopkanalen op één plek en verwerkt ze automatisch.
Concreet betekent dat:
- Bestellingen komen automatisch binnen. Een bestelling op Bol.com, Kaufland, WooCommerce of Shopify komt meteen in één centraal overzicht, zonder overtikken.
- Je voorraad wordt meteen bijgewerkt. Verkoop je iets op Bol.com, dan gaat de voorraad op al je andere kanalen ook omlaag. Zo verkoop je nooit iets dat al weg is.
- Statussen worden bijgehouden. Open, in behandeling, verzonden, retour. Per bestelling zie je wat de volgende stap is.
- Je ziet wat je verdient. Goede orderbeheer software rekent inkoopprijs, verzendkosten en commissie mee, zodat je per bestelling je echte winst ziet.
Waarom niet gewoon met de hand?
Kan prima, tot een bepaald punt. Het probleem is niet dat overtikken moeilijk is. Het probleem is wat er gebeurt als je het één keer vergeet.
Je verkoopt iets in je webshop en op Bol.com staat het nog gewoon te koop. Iemand bestelt het, jij kan niet leveren, en dat kost je een annulering. Annuleringen drukken je prestatiescore, en een lage prestatiescore kost je het koopblok. Eén vergeten voorraadupdate kan zo een week aan goede cijfers wegvagen.
Daarnaast is er de tijd. Tien bestellingen per week overtik je nog wel. Maar bij tientallen bestellingen per dag uit drie kanalen ben je er uren per dag mee kwijt. Uren die software in seconden doet, zonder typefouten.
Wat automatiseert orderverwerking software precies?
De kern is de keten van verkoop tot voorraad. Zo gaat dat bij ons:
- Een klant plaatst een bestelling op Bol.com, WooCommerce of Shopify.
- De bestelling komt vrijwel direct binnen in het centrale overzicht.
- De voorraad wordt bijgewerkt op alle gekoppelde kanalen.
- Je ziet status, kanaal en winst per bestelling.
- Verzending en factuur volgen vanuit datzelfde overzicht.
Hoe snel dat gaat, hangt af van hoe snel het kanaal de bestelling doorgeeft. Bij Bol.com is dat bijna meteen. Bij kanalen die we periodiek ophalen zit er een paar minuten tussen. Nog altijd sneller dan jij het met de hand bijhoudt.
Waar moet je op letten bij het kiezen?
Niet elke tool doet hetzelfde. Dit zijn de vragen die er echt toe doen:
| Vraag | Waarom het uitmaakt |
|---|---|
| Werkt het met ál je kanalen? | Een tool die alleen je webshop kent, lost het marktplaatsprobleem niet op. Check of Bol.com, Kaufland en je webshopplatform allemaal gekoppeld kunnen worden. |
| Hoe snel is de voorraadsynchronisatie? | Bij trage synchronisatie blijft het risico op oververkoop bestaan. Minuten is prima, uren is te traag. |
| Wie beheert de voorraad? | Goede software laat je kiezen: de tool beheert je voorraad, of je webshop of magazijnsysteem blijft leidend en de tool zet de aantallen door. |
| Zie je winst per bestelling? | Een kale orderlijst zegt weinig. Met inkoopprijs, verzendkosten en commissie erbij zie je welk kanaal echt oplevert. |
| Kan je terugkijken wat er gebeurde? | Ging er iets mis met een voorraadstand, dan wil je precies kunnen zien welke bestelling, retour of aanpassing dat veroorzaakte. |
Wanneer ben je eraan toe?
Het kantelpunt is bijna altijd één van deze twee momenten:
Je gaat op een tweede kanaal verkopen. Vanaf dat moment moeten twee voorraden synchroon blijven, en dat gaat met de hand een keer mis. Meestal op een zaterdagavond.
Je ordervolume groeit voorbij wat je overziet. Als je 's avonds bestellingen zit over te tikken in plaats van aan je assortiment te werken, is de rekensom snel gemaakt. Software vanaf enkele tientjes per maand tegenover uren handwerk per week.
Herken je dit? Kijk dan hoe wij het aanpakken op de ordermanagement pagina. Verkoop je via WooCommerce of Shopify naast Bol.com, dan is voorraad synchronisatie de plek om te starten.
Veelgestelde vragen over orderbeheer software
Wat is het verschil tussen orderbeheer, orderverwerking en ordermanagement software?
In de praktijk niets. Het zijn drie namen voor hetzelfde type software. Sommige tools leggen meer nadruk op het verwerken (verzenden, factureren), andere op het beheren (overzicht, statistieken). Kijk naar wat de tool doet, niet naar hoe hij zichzelf noemt.
Heb ik orderbeheer software nodig als ik alleen op Bol.com verkoop?
Bij één kanaal en weinig bestellingen niet per se. Het wordt interessant zodra je volume groeit of je winst per bestelling wil zien. Zodra er een tweede kanaal bij komt, is het eigenlijk geen vraag meer.
Werkt orderbeheer software ook voor dropshippers?
Ja. Juist voor dropshippers is actuele voorraad belangrijk, omdat je afhankelijk bent van de voorraad van je leverancier. Bij Floynk kan je voorraad ook via Excel imports bijwerken.
Wat kost orderbeheer software?
Bij ons zit ordermanagement in elk pakket, samen met voorraadsynchronisatie en marketplace management. Je betaalt alleen voor het aantal producten dat je op voorraad hebt, en dat begint bij €9 per maand. Reken dat af tegen de uren handwerk en de kosten van één oververkoop-annulering per maand.
Bestellingen automatisch verwerkt, voorraad altijd kloppend
Orders uit Bol.com, Kaufland, WooCommerce en Shopify in één overzicht, met winst per bestelling. Probeer Floynk 14 dagen gratis.